Integrácia Exact Online s WooCommerce

Čo je Exact Online?

Exact Online je cloudový systém pre účtovníctvo a riadenie podniku (ERP). Tento softvér beží na internete, takže k nemu máte prístup odkiaľkoľvek.

Hlavné funkcie Exact Online

• Účtovníctvo – faktúry, platby, dane, výkazy
• Správa skladu – sledovanie zásob a produktov
• CRM – správa zákazníkov a kontaktov
• Projekty – plánovanie a sledovanie projektov
• Výroba – riadenie výrobných procesov

Kde je Exact Online populárny?

Exact Online je veľmi rozšírený v týchto krajinách:

• Holandsko – domovská krajina spoločnosti Exact
• Belgicko – veľa malých a stredných firiem
• Nemecko – rastúca používateľská základňa
• Veľká Británia, USA – expandujúce trhy

Prečo prepojiť Exact Online s WooCommerce?

Ak prevádzkujete WooCommerce obchod a používate Exact Online pre účtovníctvo, integrácia vám prinesie mnoho výhod:

Hlavné výhody integrácie

Pre koho je integrácia vhodná?

• E-shopy s väčším počtom objednávok (viac ako 50 mesačne)
• Firmy, ktoré už používajú Exact Online
• Podniky, ktoré chcú automatizovať účtovníctvo
• Obchody s komplexným skladovým hospodárstvom

Ako integrácia funguje?

Prepojenie medzi WooCommerce a Exact Online funguje pomocou moderných webových technológií.

REST API

API (Application Programming Interface) je spôsob, ako dva systémy komunikujú medzi sebou. Exact Online poskytuje REST API, čo je štandardný spôsob výmeny dát na internete.

Ako to funguje:

1. WooCommerce pošle požiadavku na Exact Online API
2. Exact Online spracuje požiadavku
3. Exact Online pošle odpoveď s dátami späť
4. WooCommerce spracuje prijaté dáta

OAuth 2.0 – Bezpečné prihlásenie

OAuth 2.0 je bezpečný spôsob autorizácie. Umožňuje aplikáciám pristupovať k vášmu účtu bez toho, aby poznali vaše heslo.

Tok dát medzi systémami

Dáta môžu tiecť oboma smermi:

Z WooCommerce do Exact Online:

• Nové objednávky sa vytvárajú ako faktúry
• Noví zákazníci sa pridávajú do databázy kontaktov
• Platby sa zaznamenávajú do účtovníctva

Z Exact Online do WooCommerce:

• Aktualizácie stavu zásob
• Zmeny cien produktov
• Informácie o zákazníkoch

Možnosti integrácie

Existuje niekoľko spôsobov, ako prepojiť WooCommerce s Exact Online:

1. Hotové konektory a pluginy

Najjednoduchšia možnosť. Stačí nainštalovať plugin a nakonfigurovať ho.

Výhody:

• Rýchla inštalácia (hodiny, nie dni)
• Nie sú potrebné programátorské znalosti
• Pravidelné aktualizácie od výrobcu
• Technická podpora

Nevýhody:

• Mesačné poplatky za licenciu
• Obmedzené možnosti prispôsobenia
• Závislosť na externom dodávateľovi

2. Integračné platformy

Platformy ako Zapier, Make (predtým Integromat) alebo Pabbly umožňujú vytvárať prepojenia bez programovania.

Výhody:

• Flexibilita – môžete prepojiť mnoho aplikácií
• Vizuálny editor pre vytváranie automatizácií
• Možnosť komplexných pracovných postupov

Nevýhody:

• Cena závisí od počtu operácií
• Môže byť pomalšie pre veľké objemy dát
• Vyžaduje čas na nastavenie

3. Vlastné riešenie

Ak máte špecifické požiadavky, môžete si vytvoriť vlastnú integráciu.

Výhody:

• Úplná kontrola nad funkčnosťou
• Prispôsobené presne vašim potrebám
• Žiadne mesačné poplatky za licencie

Nevýhody:

• Vysoké počiatočné náklady na vývoj
• Potreba programátorských znalostí
• Zodpovednosť za údržbu a aktualizácie

Aké dáta sa synchronizujú?

Integrácia zvyčajne zahŕňa tieto typy dát:

Objednávky a faktúry

• Číslo objednávky
• Dátum a čas objednávky
• Položky objednávky (produkty, množstvo, cena)
• Dane (DPH)
• Zľavy a kupóny
• Doprava a spôsob doručenia
• Celková suma

Zákazníci

• Meno a priezvisko
• Firemné údaje (názov, IČO, DIČ)
• Fakturačná adresa
• Dodacia adresa
• E-mail a telefón

Produkty

• Názov a popis produktu
• SKU (skladové číslo)
• Cena
• Stav zásob
• Kategórie

Platby

• Suma platby
• Dátum platby
• Platobná metóda
• Stav platby

Kroky nastavenia integrácie

Tu je podrobný postup, ako nastaviť integráciu:

Dôležité aspekty

Správa administrácií

Exact Online podporuje viacero administrácií (účtovných jednotiek) v jednom účte. Pri integrácii musíte:

• Vybrať správnu administráciu pre synchronizáciu
• Získať Division code – identifikátor administrácie
• Zabezpečiť, že máte správne oprávnenia pre danú administráciu

Podpora viacerých mien

Ak predávate v rôznych menách, integrácia musí správne spracovávať:

• Kód meny (EUR, USD, CZK, atď.)
• Výmenné kurzy
• Prepočty na základnú menu účtovníctva

Spracovanie platieb

Platby z WooCommerce sa musia správne zaúčtovať:

• Priame platby (kartou, PayPal) – označujú sa ako uhradené okamžite
• Bankový prevod – faktúra zostáva neuhradená, kým nepríde platba
• Dobierka – platba sa zaúčtuje po doručení

Nastavte správne platobné podmienky a účty pre každý typ platby.

DPH a dane

Správne nastavenie daní je kritické:

• Prepojte sadzby DPH medzi WooCommerce a Exact Online
• Nastavte správne daňové kódy pre rôzne krajiny
• Zohľadnite špeciálne režimy (reverse charge, OSS)

Bežné problémy a ich riešenia

1. Vypršanie tokenov

Problém: Prístupový token vyprší a synchronizácia prestane fungovať.

Riešenie: Implementujte automatickú obnovu tokenov pomocou refresh tokenu. Nastavte monitoring, ktorý vás upozorní na problémy s autentifikáciou.

2. Duplicitné záznamy

Problém: Ten istý zákazník alebo objednávka sa vytvorí viackrát.

Riešenie: Používajte jedinečné identifikátory (e-mail zákazníka, číslo objednávky) na kontrolu existujúcich záznamov pred vytvorením nových.

3. Nesúlad produktov

Problém: Produkty v WooCommerce sa nenájdu v Exact Online.

Riešenie: Používajte rovnaké SKU v oboch systémoch. Nastavte automatické vytváranie chýbajúcich produktov.

4. Chyby v sumách

Problém: Sumy faktúr sa líšia od objednávok.

Riešenie: Skontrolujte zaokrúhľovanie a výpočet daní. Uistite sa, že sa všetky položky (doprava, zľavy) prenášajú správne.

5. Limity API

Problém: Exact Online má limity na počet API požiadaviek.

Riešenie: Implementujte frontu požiadaviek a dávkové spracovanie. Rozložte synchronizáciu v čase.

6. Výpadky pripojenia

Problém: Dočasné výpadky internetu alebo serverov.

Riešenie: Implementujte automatické opakovanie neúspešných požiadaviek s exponenciálnym čakaním.

Najlepšie postupy

Pred spustením

• Otestujte na testovacom prostredí – nikdy netestujte na ostrých dátach
• Zálohujte dáta – pred prvou synchronizáciou vytvorte zálohu oboch systémov
• Dokumentujte nastavenie – zapíšte si všetky konfigurácie
• Vyškolte tím – uistite sa, že všetci rozumejú novému procesu

Počas prevádzky

• Monitorujte synchronizáciu – nastavte upozornenia na chyby
• Pravidelne kontrolujte – porovnávajte dáta v oboch systémoch
• Aktualizujte včas – udržujte integráciu aktuálnu
• Veďte log – zaznamenávajte všetky synchronizácie pre prípad problémov

Bezpečnosť

• Chráňte prístupové údaje – nikdy ich neukladajte v kóde
• Používajte HTTPS – všetka komunikácia musí byť šifrovaná
• Obmedzte oprávnenia – dajte aplikácii len nevyhnutné práva
• Pravidelne meňte tokeny – pre vyššiu bezpečnosť

Výkon

• Synchronizujte len potrebné dáta – nepreťažujte systémy
• Používajte webhooky – namiesto pravidelného dopytovania
• Optimalizujte dávky – spracúvajte viacero záznamov naraz
• Cachujte kde sa dá – znížte počet API volaní